Truyền thông cộng tác, tiền thân là hội nghị truyền hình truyền thống, là một giải pháp đột phá khi hướng tới cá nhân hoá và trải nghiệm người dùng. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trao đổi, tương tác với nhau như khi đối thoại trực tiếp linh hoạt ở mọi nơi, mọi lúc.
Truyền thông cộng tác đáp ứng nhu cầu xây dựng và gắn kết mạnh mẽ các mối quan hệ một cách tiết kiệm, nhanh chóng và an toàn, đặc biệt với những doanh nghiệp có mạng lưới hoạt động rộng với nhiều chi nhánh và nhân viên không thường xuyên có mặt tại công ty.
Truyền thông cộng tác giúp chúng ta thay đổi hoàn toàn quan điểm cộng tác như hội nghị truyền hình truyền thống. Thay vì quan điểm phòng họp tới phòng họp, truyền thông cộng tác giờ đây hướng tới trao đổi ở mức độ cá nhân hoá. Yếu tố chính để truyền thông cộng tác đạt được ở mức độ cá nhân hoá chính là sự phát triển của công nghệ mạng băng thông rộng (cả cố định, và di động) cùng các thiết bị điện tử thông minh (Smartphone, tablet..) cho phép chúng ta có thể trao đổi mọi lúc mọi nơi mà chỉ cần có kết nối internet. Ngoài ra, xu hướng thiết kế các thiết bị đầu cuối mang tính trải nghiệm người dùng và thẩm mỹ cao cũng góp phần vào việc cá nhân hoá này. Ví dụ như, thiết bị đầu cuối EndPoint của Cisco loại DX-70 hay DX-80 với thiết kế thanh mảnh, màu trắng sang trọng, chạy hệ điều hành Android với tính năng màn hình chạm, kéo và thả (Touch Screen) kèm camera HD chất lượng cao hoặc như thiết bị DX-650 không khác một máy điện thoại IP có màn hình, rất tinh xảo và nền nã …
Cận cảnh DX80 (bên trái) và DX650 (bên phải)
Theo The Economist, 73% các nhà lãnh đạo đánh giá việc áp dụng truyền thông cộng tác vào thực tế điều hành kinh doanh đã giúp họ nhanh chóng thấu hiểu hơn những vấn đề quan trọng để nhanh chóng đưa ra được những chiến lược kinh doanh kịp thời. Cuộc họp hoàn toàn được bảo mật do được cài đặt mặt khẩu riêng biệt, không phụ thuộc vào thao tác kết nối từ bên ngoài cũng như tính năng cho phép tùy biến ngắt giọng nói để bảo đảm an toàn thông tin.
Là công ty tích hợp hệ thống chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, ITC lựa chọn các sản phẩm công nghệ mới nhất và nhiều tính năng nhất của Cisco, kết hợp đồng bộ giữa đàm thoại, video và dữ liệu, nhằm nâng cao tối đa khả năng linh hoạt, cho phép người dùng chia sẻ thông tin hiệu quả. ITC đang nắm giữ vị trí tiên phong trong việc triển khai hệ thống “Lễ tân ảo” và truyền thông cộng tác đa điểm trong hội họp trực tuyến tại trụ sở chính của công ty với chi nhánh và đội Sales thường xuyên cơ động trên từng cây số. Bên cạnh đó, truyền thông cộng tác tại ITC cũng hỗ trợ thực hiện các cuộc họp kết nối tới các hãng và khách hàng chiến lược tại Việt Nam hoặc nước ngoài, mang đến hình ảnh chất lượng cao và âm thanh rõ nét nhất.
Khác với khái niệm “Văn phòng ảo” được hiểu là văn phòng với lễ tân, thiết bị và cơ sở vật chất thuê ngoài, “Lễ tân ảo” là một mô hình công nghệ cao mà khu vực “Lễ tân” chỉ xuất hiện màn hình lớn hiển thị hình ảnh của lễ tân cùng bàn ghế đợi. Khi đến với trụ sở công ty lần đầu, khách hàng và đối tác sẽ không khỏi bất ngờ khi bước vào khu vực hoàn toàn không người, chỉ có gương mặt lễ tân trước màn hình và chào hỏi khách,mời khách ngồi đợi người xuống đón/gặp hoặc bấm nút mở cửa chỉ dẫn cho khách vào hành lang đi tới phòng họp.
Xuất phát từ bài toán thực tế trong hoạt động doanh nghiệp, với khách hàng và đối tác mong muốn gặp nhân viên ITC để thực hiện trao đổi ngắn, lễ tân có thể thông báo để nhân viên ITC kết nối gặp khách mà không cần phải mặt đối mặt – lúc đó nhân viên công ty sẽ tham gia truyền thông cộng tác 3 điểm bao gồm: Nhân viên – Lễ tân – Khách hàng và các bên có thể chào hỏi, vẫy tay và nói chuyện như gặp mặt trực tiếp. Trong trường hợp nhân viên – đặc biệt là các lãnh đạo ITC không có mặt tại trụ sở công ty, có thể sử dụng phần mềm Cisco Jabber trên Smartphone để thực hiện kết nối từ xa qua 3G/Wifi nhằm trao đổi trực tiếp và nhanh chóng với khách ngay tại khu vực Lễ tân ảo hoặc kết nối tới 1 trong các phòng họp trực tuyến sau khi khách được mời vào để trao đổi kín đáo, nhanh chóng và thuận tiện. Hệ thống truyền thông cộng tác này cũng sẵn sàng cho ứng dụng truyền hình trực tiếp (live stream) các cuộc họp, sự kiện, đào tạo tới nhiều người cùng theo dõi trên mọi phương tiện đầu cuối kết nối qua internet.
Như vậy, ứng dụng Hội nghị truyền hình thế hệ mới tại “Lễ tân ảo” của ITC đã phát huy tối đa tính năng hợp nhất, góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và mang đến sự kết nối “kịp thời, mọi lúc, mọi nơi” cho người sử dụng.
Ngày 1/9/2015, Công ty ITC đã chính thức khai trương hệ thống “lễ tân ảo” với “lễ tân thực” ngồi làm việc ở phòng riêng ngay đối diện phòng lễ tân ảo, kết nối thông qua thiết bị Cisco DX-80 :
Ngoài ra, Công ty cũng chính thức áp dụng hệ thống Truyền thông cộng tác để tổ chức cuộc họp toàn công ty với 4 điểm, trong đó 3 điểm tại trụ sở công ty ở Hà Nội và một điểm chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh.
Điểm cầu thứ nhất – là hệ thống hội nghị truyền hình nhỏ gồm bàn làm việc tam giác với 1 màn hình VC, nằm ở tầng 1 ngay gần khu vực lễ tân ảo và thật để dự phòng cho khách họp VC với nhân viên Công ty đang ở bên ngoài kết nối về bằng Jabber :
Điểm cầu thứ hai – Phòng họp khách hàng và đối tác tại tầng 5 văn phòng ITC mở ra không gian trang trọng và hiện đại, với hệ thống Hội nghị truyền hình gồm 2 màn hình VC :
Điểm cầu thứ ba – Phòng họp sức chứa lớn tại tầng 8 văn phòng ITC cũng với 2 màn hình VC loại lớn cho âm thanh và hình ảnh chất lượng cao :
Và điểm cầu thứ tư – Văn phòng chi nhánh HCM (hình ảnh lớn ở tivi bên trái) hứa hẹn sẽ mang lại không gian mới mẻ và rộng lớn hơn trong thời gian tới:
Bắt đầu cuộc họp là những phân tích, chia sẻ của Tổng Giám Đốc Nguyễn Quang Sơn về ý nghĩa, bản chất của slogan nổi tiếng ngay từ những ngày đầu thành lập Công ty – Flexible Solution mà điểm nhấn là Tính linh hoạt đã và đang thực sự cần thiết trong công việc và cuộc sống ra sao. Với phương châm hoạt động “Linh hoạt để Thành công”, công ty ITC đã luôn đổi mới và nắm bắt cơ hội kịp thời trong suốt 20 năm nỗ lực và phát triển.
Trong tương lai gần, truyền thông cộng tác hứa hẹn sẽ trở thành một điều kiện tiên quyết đối với việc mở rộng và phát triển mạng lưới kinh doanh trong bối cảnh toàn cầu, mang lại những đột phá nhất định và hướng đến lợi ích tối đa cho người sử dụng. Với những doanh nghiệp/ tổ chức luôn cập nhật và đổi mới sáng tạo, ITC tin rằng đây là một giải pháp tối ưu mang lại phong cách làm việc mới giúp khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên, mang lại những giá trị thiết thực cho doanh nghiệp và tổ chức.
